【Outlook】検索フォルダーでメールのフォルダ分け
差出人別のフォルダ分けをやめた
今までは検索しやすいようにと取引先ごとにフォルダを作成し、差出人のアドレスで自動振り分けされるようにしていました。
自動振り分けのデメリット
フォルダが増え過ぎて探しにくいと感じるようになりました。
フォルダを階層化してみたりもしましたが、自動振り分けの優先順位を考慮する必要が出てきて逆に複雑になっていきました。
フォルダを開かないと受信メールの確認ができないので数秒ですがロスが発生します。
ストレージがいっぱいになった時に古いメールから削除しようとしても、フォルダーごとじゃないと削除できないので地味に面倒でした。
受信トレイは対応が必要なメールのみを残す
新着メールは受信トレイに集約
新着メールは全て受信トレイに届くようにしました。
自動振り分け機能は基本的に使用しません。
情報共有のために送られてくるけど自分には関係ないメールなどは自動振り分けで直接削除済みアイテムへ移動するようにしています。
新着メールは対応（返信）が必要か判断する
新着メールが届いたら、まず対応（返信）が必要かどうか判断します。
新着メールで対応する必要がないものは削除済みアイテムへ移動させます。
あとで見返す可能性があり、念の為保管しておきたいものはアーカイブへ移動させます。
メールの移動はクイック操作でショートカットを設定しています。
受信トレイは状況別にフォルダ分け
新着メールですぐに完了できるものは、すぐに対応（返信）をしてメールを削除済みアイテムへ移動させます。
それ以外は受信トレイの中に下記フォルダを作成し分類し、状況をすぐ把握できるようにしています。
対応が終わったら削除済みアイテムへ移動させます。
| フォルダ名 | 内容 |
|---|---|
| プロジェクト | 何度も確認することが多い添付資料をプロジェクト毎にフォルダを作成して保管しています。 プロジェクトが終了したらフォルダごと削除します。 |
| 次にやる | 自分が対応するもの。 このフォルダを空にするのを目標にしています。 |
| 連絡待ち | 確認中だったり、相手の返事を待っているもの。 返事を催促するためにフラグを設定して回答期限に通知がくるようにしています。 |
| カレンダー | 特定の日に行うもの。 フラグを設定して実行日に通知がくるようにしています。 |
| 保留 | 他の人が対応予定のもの。 誰かが着手し始めたら対応中へ移動させます。 |
| 対応中 | 他の人が対応中のもの。 担当者が不在のときに代わりに対応することがあるため状況が把握できるようにしています。 |
| 資料 | 削除する予定がない大事なメールを保管しています。 |
上記のフォルダは未読件数ではなく「アイテムの合計数」を表示して、フォルダを開かなくても残りの案件数がわかるようにしています。
メールの検索方法
検索対象を全てのフォルダにしてどのフォルダに入れていても検索されるようにしています。
検索条件を駆使する
特定の差出人からのメールを抽出したいときは、検索ツールの検索タブの中にある詳細から「差出人」を追加して、差出人の名前を入力して検索するようにしています。
差出人以外にも件名・宛先などの検索条件を駆使して探し出します。
検索条件の設定方法は下記の記事の4ページ目が参考になります。
検索フォルダーを活用
検索フォルダーとは設定した検索条件に一致するメールを表示してくれる擬似フォルダーです。
よく検索する条件で検索フォルダーを作成しておくと毎回検索条件を入力する手間が省けて便利です。
私の場合は取引先別にカスタム検索フォルダーを作成（差出人を取引先のメールアドレスのドメインで検索する設定）にしています。
こうすることで複数の担当者とのやりとりをまとめて表示することができ、履歴を遡って検索しやすくなります。
担当者が変わっても設定を変更する必要がないのも楽です。
▼検索フォルダーの設定方法support.microsoft.com
参考書籍
