きまぐれモノログ。

気まぐれ者のおこだわりブログ。

ざっくりGTDでタスク管理

GTDとは

GTDとはGetting Things Doneの略で、効率良く仕事をこなしていく方法のこと。

GTDをちゃんと実行しようとすると意外と大変なんです。
なので、今回はGTDの要素を取り入れつつ、やりやすいように解釈(アレンジ)したタスク管理方法を紹介します。

用意する物:タスク管理アプリ

GTDはアナログでもできますが、タスク管理アプリを使った方が楽です。

GTD的に使うならスマートリストがあって、ハッシュタグが使えるアプリが良いです。
オススメのアプリは下記の記事で紹介しています。

kimaguremono.hateblo.jp

リストを作成する

作成するリスト名は以下の7つ。

  • 受信箱
  • 次にやること
  • 連絡待ち
  • カレンダー
  • いつかやる
  • 備忘録
  • 資料

アプリによっては既に「受信箱(inbox)」が用意されているものもあります。

1:「受信箱」に何でも入れる

やりたいことや気になっていることを書いたら「受信箱」へ入れます。

やるやらないに関係なく、頭の中にある”気になっていること”を全て書き出して、頭の中をスッキリさせます。 

思い浮かんだことはとりあえず書いて「受信箱」へ入れること。

#(ハッシュタグ)を活用する

#(ハッシュタグ)でコンテキストを付けると便利です。
コンテキストとはタスクを実行する為に必要な条件(場所や道具など)です。
これらを分類することで、タスクを簡単に絞り込め、最適なタスクを選ぶことができます。

場所

タスクによってはその場所じゃないとできないこともあります。
#家 #会社 #店名 などの場所を入力することで今いる場所でできるタスクを絞り込めます。

道具

#パソコン などの道具がないとできないタスクもあります。
#ブログ など使用するアプリ名などを設定するのも良いと思います。

他の人が関わるタスクはその人の名前を入力しておけば、その人が居る時にまとめて処理することができます。
なかなか会えない友人や席を外すことが多い上司などがオススメです。

所要時間

そのタスクのおおよその所要時間を入力しておけば、隙間時間に処理できるタスクが探しやすくなります。

大まかな締切

明確な締切がなくても、 #今週中 や #今月中 など大まかな締切を設定することで、意識して取り組むようになります。

私の場合、ハッシュタグではなく優先順位のマークで分けています。

2:「受信箱」を仕分けする

「受信箱」にあるタスクを1つずつ確認しながら仕分けをして「受信箱」を空にします。

基準は”行動を起こす必要があるか”どうか。

行動を起こす必要がある

  • 2分以内でできること→今すぐやる!
  • 人に頼むこと→「連絡待ち」リストへ移動
  • 特定の日にやること→実行日を期限に設定して「カレンダー」リストへ移動
  • 上記以外→「次にやること」リストへ移動

行動を起こす必要がない

  • いつかやる・多分やること→「いつかやる」リストへ移動
  • 特定の日に思い出したいこと→思い出したい日をリマインダーに設定して「備忘録」リストへ移動
  • 情報を残しておきたいこと→「資料」リストへ移動
  • やる必要がないこと→削除する

3:定期的にリストを見直す

いつまでもリストに残っているタスクは本当にやるべき事なのか?
定期的にリストを見直す必要があります。

4:タスクを実行する

状況や優先順位を考慮して、「次にやること」リストの中から今できるタスクを実行します。

基本、1〜4の繰り返しです。

GTDの原典

GTDについて詳しく知りたい方はこちらの本をオススメします。

GTD®とは - 日本唯一のGTD公式サイト。GTD Japan